Système de caisse enregistreuse : la boîte noire des restaurateurs

UPDATE 18 novembre 2015 : L’administration annonce que la décision n° ET 123.798 du 24 janvier 2014 a été annulée par le Conseil d’Etat, dans un arrêt 232.549 du 14 octobre 2015.  Elle conseille « de consulter l’infoweb afin de suivre l’avancement du projet et de connaître les implications pratiques de cette mesure ».  A lire ici.

Depuis le 1er janvier 2010, le taux de TVA applicable aux prestations de restaurant et de restauration (à l’exclusion de la fourniture de boissons) est passé de 21 à 12%.

Ce « cadeau fiscal » était assorti d’une condition.  Selon les termes mêmes de l’administration, « un effort supplémentaire » est demandé au secteur, « concernant la déclaration exacte des opérations effectuées ».   Cet  « effort» consiste en réalité dans la mise en place d’un « système de caisse enregistreuse » (SCE), la fameuse boîte bête noire des restaurateurs.

Je vous passe ici les aspects techniques et reporting liés à ce SCE (conformité de la caisse, actions à prendre en cas de panne, modalités de tenue des journaux, reporting et corrections dans la décla TVA, etc.).  C’est déjà suffisamment rébarbatif et compliqué comme ça… :).

Le régime est en effet complexe et long à expliquer.  Je vais tenter de le rendre le plus digeste possible, de laisser de côté les subtiles subtilités et de n’en tracer que les contours importants dans le cadre de cette première approche.

  1. Historique

Le SCE on en parle donc depuis… 5 ans !

Une première Décision TVA (n° ET 118.066 du 9 mars 2010) en expliquait les modalités mais reportait sa mise en œuvre à une date inconnue, et au plus tard à la fin d’une période de transition courant jusqu’au 31 décembre 2012.

Vint ensuite une décision TVA (n° ET 123.798) du 24 janvier 2014 qui trace de manière plus précise les contours du régime SCE et prévoit sa mise en œuvre obligatoire et définitive au 1er janvier 2015.

Conformément à l’article 21bis de l’arrêté royal TVA n°1, « l’exploitant d’un établissement où sont consommés régulièrement des repas ainsi que le traiteur qui effectue régulièrement des prestations de restauration sont tenus de délivrer au client, assujetti ou non-assujetti, le ticket de caisse prévu à l’arrêté royal du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca, pour toutes les opérations qu’ils effectuent dans l’exercice de leur activité économique ».

Sont donc concernés : l’exploitant et le traiteur qui effectuent régulièrement des prestations de restauration.

En pratique comment savoir si vous êtes visé… ?  L’analyse des différentes décisions publiées depuis lors par l’administration permet de se faire une idée (un peu) plus précise du champ d’application du SCE.

  1. Services de restaurant et de restauration

Les services de restaurant et de restauration sont ceux généralement rendus par les restaurateurs et traiteurs qui consistent dans la fourniture de repas à consommer « sur place » avec un service à table.  Ce sont ces services qui bénéficient, depuis 2010, du taux de TVA réduit à 12%.

Ils se distinguent des simples livraisons de repas préparés, d’aliments et de boissons.  La Cour de justice s’est prononcée au sujet de cette distinction dans un arrêt rendu en 2011 (CJUE, 10 mars 2011, dans les affaires jointes C-497/09, C-499/09, C-501/09 et C-502/09, en cause Manfred Bog).

Selon l’administration TVA belge, les services liés à la fourniture de repas sont en principe des services de restauration, sauf si les conditions suivantes sont remplies (QP n° 466 de Mme Veerle Wouters du 21 juin 2012) :

  • L’établissement ne dispose pas d’un espace de consommation fermé,
  • La nourriture et les boissons fournies sont des produits et préparations standard dans l’activité exercée.  La préparation est effectuée en continu et de manière régulière,
  • Les boissons et la nourriture ne sont proposées que dans des contenants ou des emballages à usage unique en papier, carton ou plastique.  Les couverts sont également à usage unique,
  • Il n’y a pas de service à table.

Si ces conditions sont remplies, l’opération effectuée n’est pas à considérer comme un service de restauration, mais comme une livraison de biens.

  1. Prestations effectuées régulièrement

L’administration considère qu’un assujetti effectue régulièrement des services de restaurant ou de restauration si son chiffre d’affaires provenant des services de restaurant et de restauration atteint au moins 10% du chiffre d’affaires total généré par ses activités horeca.

3.1 Calcul du seuil de 10%

Le calcul à effectuer pour déterminer ce pourcentage reprend :

  • Au numérateur : le chiffre d’affaires lié aux services de restaurant et de restauration (hors repas à emporter et boissons); et
  • Au dénominateur : le chiffre d’affaires total lié aux activités horeca, y compris les repas à emporter, boissons, ventes de nourriture et autres activités horeca (par exemple : location d’une salle des fêtes par un traiteur, le montage et démontage d’une tente de fête, etc.), mais à l’exclusion des activités non horeca (exemple : vente de meubles par un magasin qui dispose d’un salon de thé en son sein).

CA services de restaurant & restauration

CA total activités horeca

Le calcul est effectué sur base des montants TVA non comprise.

Lorsque plusieurs commerces horeca sont exploités sous le même numéro d’identification à la TVA, le calcul est à effectuer « par établissement ».

Cependant, s’il s’agit d’établissements liés entre eux d’un point de vue matériel, où les clients sont libres de se déplacer entre les différents établissements sans quitter le bâtiment, la règle des 10% doit être appliquée à l’ensemble des établissements.

3.2 Période de référence

La période de référence pour le calcul de la règle des 10 % est l’année civile précédente.

Dans une décision TVA (n° ET 127.190) du 26 novembre 2014, l’administration confirme que, pour les entreprises existantes, la première période de référence est l’année civile 2014.

Toute entreprise qui a démarré ou repris une activité avant le 1er octobre 2014 est considérée comme une « entreprise existante ».

A l’inverse, celui qui a démarré ou repris une activité après le 30 septembre 2014 est considéré respectivement comme un « starter » ou comme un « repreneur ».  Le calcul des périodes de référence varie un peu pour ces deux dernières catégories d’exploitants.

3.3 Conséquences liées à l’atteinte ou non du seuil de 10%

Si le seuil de 10% n’est pas atteint, l’assujetti est considéré comme n’effectuant qu’occasionnellement des services de restaurant et de restauration.

Il ne doit pas utiliser de SCE et ne doit pas délivrer de tickets SCE.  Il est néanmoins tenu, pour l’ensemble de ses activités  de restaurant et de restauration, de délivrer une souche TVA sur papier.

Il peut également, s’il le souhaite, utiliser le SCE volontairement. Dans ce cas, il sera tenu de respecte toutes les obligations y relatives.

Si le seuil des 10% est atteint, l’assujetti est considéré comme effectuant régulièrement des services de restaurant et de restauration, est tenu de mettre en œuvre le SCE et de délivrer des tickets SCE à ses clients.

Ce statut SCE et les obligations qui en découlent sont acquis de manière définitive, même si, par la suite, l’exploitant retombe sous les 10% de services de restaurant et de restauration.

Ce n’est que si l’activité relative aux services de restaurant et de restauration cesse complètement et définitivement que l’assujetti ne sera plus tenu de délivrer des tickets de caisse SCE.

  1. Quels exploitants ?

Précisons et rappelons d’emblée que les exploitants visés doivent atteindre la règle des 10% pour se voir obligés d’appliquer le SCE, mais qu’ils peuvent toujours l’appliquer volontairement.

Ils sont tous tenus de délivrer une souche TVA s’ils n’atteignent pas le seuil des 10 % et n’appliquent pas (volontairement) le SCE.

Sont visés :

4.1 Tous les restaurants (même ceux qui ne servent que des repas légers)

4.2 Les traiteurs

Ils bénéficient d’un régime dérogatoire relatif aux obligations de reporting et d’émission du ticket SCE, du fait qu’ils ne peuvent être en possession de leur caisse en permanence et lors des évènements où ils travaillent.

4.3 Le secteur hôtelier

Le secteur hôtelier est bien entendu visé par le SCE.  Mais il doit calculer la règle des 10% de manière un peu particulière.

Les activités du secteur hôtelier se divisent, pour l’application du régime, entre les activités hôtelière et les autres activités.

Les activités hôtelières comprennent  la fourniture de logements meublés, accompagnée ou non de la fourniture de nourriture, de boissons ou de services accessoires, par l’exploitant d’un établissement hôtelier ou similaire à ses hôtes et qui sont réglés via une note d’hôtel globale.  Pour ces activités, la règle des 10 % ne doit jamais être appliquée et le SCE n’est pas obligatoire.

Les autres activités comprennent les activités autres que l’activité d’hôtellerie, telles que l’activité du restaurant de l’hôtel pour les clients qui n’y séjournent pas et dont le chiffre d’affaires n’est pas repris dans une note d’hôtel globale.

Pour ces activités, la règle des 10 % doit toujours être appliquée et le calcul des 10%, ne peut prendre en compte le chiffre d’affaires des activités hôtelières ni au numérateur, ni au dénominateur.

Dès le moment où un SCE est utilisé, toutes les opérations effectuées pour des non-résidents de l’hôtel doivent y être reprises.

4.4 Les exploitants qui tombent sous un régime de taxation forfaitaire à la TVA (article 56, §1erdu Code de la TVA) :les friteries, cafetiers, bouchers, boulangers et glaciers avec salon de consommation

Il est à noter que le système forfaitaire ne disparaît pas (en tous cas pas immédiatement) lors de la mise en service (obligatoire ou volontaire) d’un SCE.  L’administration TVA confirme en effet dans sa décision précitée du 24 novembre 2014, que ces assujettis peuvent « provisoirement continuer à appliquer le régime forfaitaire durant l’année civile 2015 ».

4.5 Les assujettis franchisés (« petites entreprises »)

Il s’agit des entreprises dont le chiffre d’affaires annuel HTVA n’excède pas 15.000 EUR et qui font usage du régime de la franchise (article 56bis, du Code de la TVA).

Les petites entreprises qui atteignent ou dépassent les 10% doivent délivrer des tickets SCE et ne peuvent plus continuer à bénéficier de l’application du régime de la franchise pour les petites entreprises (article 56bis, §2, al. 2, 2° du Code de la TVA).

Notons cependant qu’une décision récente de l’administration (n° ET 127.736 du 16 février 2015) dispense de l’obligation d’utilisation d’un SCE l’assujetti :

  • Qui effectue des services de restaurant ou de restauration de manière très occasionnelle, à savoir au maximum 5 jours calendrier par an,
  • Dont les recettes provenant de la fourniture des repas à consommer sur place (hors TVA), à l’exclusion des boissons y afférentes ne dépassent pas 15.000 euros par année civile,
  • Qui n’exerce pas d’autres activités dans l’horeca ou l’alimentation.

Notons que cette décision impose également que l’exploitant soit sous la règle des 10%.  Cela nous paraît d’abord en totale contradiction avec l’obligation qui lui est faite de ne pas avoir d’autres activités horeca.  Ensuite, cela rend la tolérance totalement inutile, dans la mesure où le simple fait d’être sous les 10% permet déjà à l’exploitant de choisir de ne pas utiliser de SCE.

4.6 Les cantines d’entreprise

L’entreprise qui exploite une cantine d’entreprise au profit de son personnel est dispensée de remettre des tickets SCE. Cette dispense qui n’est applicable que dans la relation entre l’entreprise et son personnel et pour autant que les conditions suivantes soient toutes remplies :

  • L’activité de l’entreprise est une activité autre qu’une activité horeca;
  • La cantine d’entreprise n’est accessible qu’aux membres du personnel de l’entreprise et éventuellement au personnel d’une entreprise liée. Dans une mesure très limitée (maximum 5 % du chiffre d’affaires), des invités peuvent aussi fréquenter la cantine;
  • La cantine d’entreprise n’est accessible que pendant les heures de travail.

Si l’entreprise emploie son propre personnel pour acheter, préparer et servir les repas dans sa cantine, aucun ticket SCE, ni aucune souche ou reçu TVA ne doit donc être délivré.

Aucune précision n’est donnée sur le taux de TVA applicable, mais il nous semble logique que l’exploitant puisse appliquer le taux de TVA réduit à 12% sur la partie repas (hors boissons) lorsque les conditions mises au bénéfice de ce taux sont réunies.

Si l’entreprise fait appel à un traiteur/restaurateur sous-traitant, celui-ci n’est pas visé par la dispense et doit en principe délivrer un ticket SCE (pour autant qu’il atteigne la règle des 10%) – et une facture – à l’entreprise.

Par dérogation, le ticket SCE peut être confectionné de manière quotidienne et n’être délivré que de manière périodique (par exemple tous les mois en annexe à la facture).  Il doit reprendre la totalité du prix des repas fournis (même si le tiers encaisse tout ou partie du prix directement du personnel de l’entreprise).

4.7 Les organisateurs de séminaires

Les organisateurs de séminaires fournissent généralement ce que l’on appelle en TVA un « service global », comprenant l’accès au séminaire et le repas.   Pour les services de restauration, l’organisateur fait le plus souvent appel à un traiteur/restaurateur sous-traitant qui lui facture le prix des repas.  A cette occasion, le restaurateur doit délivrer un ticket SCE à l’organisateur du séminaire (pour autant qu’il atteigne la règle des 10%).

Ce dernier a alors deux options.

  • Soit il inclut ce repas dans le prix global de son séminaire.  Dans ce cas la prestation est, pour le tout, un service de séminaire.  Elle ne bénéficie pas du taux de TVA réduit à 12% sur la partie repas et l’administration considère alors que l’organisateur ne preste pas lui-même un service de restaurant.

Conséquences : il ne doit pas appliquer la règle des 10% et n’est pas tenu de délivrer des tickets SCE aux participants.

Cependant, la TVA qu’il encoure lui-même sur les frais de nourriture et de boissons facturés par le traiteur/restaurateur sous-traitant n’est en principe pas déductible (article 45, §3, 3°, du Code de la TVA).

  • Soit il décide de refacturer les services de restaurant de manière séparée (non globalisée avec le prix d’accès au séminaire).

Dans ce cas l’organisateur agit comme un commissionnaire au sens de la TVA (articles 13, §2 et 20, §1er du Code de la TVA) et est considéré comme ayant effectué lui-même cette prestation de service de restaurant.  Il peut donc appliquer le taux de TVA de 12% sur le prix réclamé pour le repas et déduire la TVA payée sur les frais de restaurant qui lui ont été facturés par le tiers restaurateur (la limitation de déduction visée à l’article 45, §3, 3° du Code de la TVA est en fait « reportée » vers le client final).

Dans ce cas, l’organisateur du séminaire doit appliquer la règle des 10% pour déterminer s’il doit délivrer un ticket SCE.  Si cet organisateur n’a pas d’autres activités horeca que les services de restaurant qu’il rend dans le cadre de ses séminaires, il sera en principe tenu de délivrer un ticket SCE.

En principe… Parce que sauf que voilà, dernière précision en date, une décision (n° E.T. 127.735 du 2 mars 2015), accorde, par tolérance administrative, une dispense à l’obligation d’utiliser un système SCE pour les assujettis qui, pour effectuer leurs services de restaurant ou de restauration, font « pratiquement entièrement appel à un sous-traitant ».

Bien que la décision ne le précise pas (elle ne donne comme exemple que le club de foot, la paroisse ou l’entreprise de pompes funèbres qui délivrent des repas cuisinés par un sous-traitant), il me semble que notre organisateur de séminaire devrait pouvoir bénéficier de cette tolérance lorsqu’il refacture les frais de repas de façon ventilée par rapport à l’accès au séminaire.

La tolérance vise un « prestataire principal », fournissant des repas à un consommateur final, qui ferait appel à un traiteur/restaurateur sous-traitant.

La décision précise que la dispense SCE s’applique même si :

  • Le prestataire principal met sa propre infrastructure à disposition du sous-traitant (sa cuisine, l’espace de consommation, les tables, chaises, assiettes, couverts, verres, …) et prend en charge le service à table, à l’aide de son propre personnel ou de bénévoles,
  • Le sous-traitant se contente de préparer les repas qu’il livre simplement au prestataire principal.  Il faut cependant que les livraisons du sous-traitant fassent l’objet d’un ticket de SCE (même s’il s’agit de simples livraisons de biens) pour que le prestataire principal puisse bénéficier du régime dérogatoire,
  • Le prestataire principal se charge du rangement et de la vaisselle,
  • Le prestataire principal se charge lui-même de la fourniture des boissons lors du repas.

La sous-traitance ne va toutefois pas assez loin lorsque le prestataire principal aide à la préparation des repas et/ou est intervenu dans l’achat de la nourriture.  Dans ce cas, le prestataire principal est présumé avoir fourni les services avec ses moyens propres.

4.8 Assujettis visés par une exemption TVA (article 44 du Code de la TVA)

Le régime ne s’applique pas aux services de restaurant qui tombent sous une exemption de l’article 44 du Code de la TVA, comme par exemple ceux rendus par les cafétérias d’écoles ou certaines cafétérias de clubs sportifs.

Ces exploitants ne doivent pas mettre de SCE en place et ne doivent pas non plus délivrer de souches TVA.

  1. Délais

Les assujettis concernés avaient en principe jusqu’au 28 février 2015 pour s’enregistrer dans l’application d’enregistrement SCE.  Il semble cependant que des difficultés d’enregistrement aient été constatées.

Le Ministère des Finances a donc publié un avis sur son site le 2 mars 2015, indiquant que les assujettis qui avaient rencontré de telles difficultés ne se verraient pas infliger de sanctions pour enregistrement tardif avant le 30 avril 2015.

Dès l’enregistrement, les assujettis sont informés de la date ultime à laquelle la caisse devra être effectivement mise en place, en principe le 30 juin 2015, le 30 septembre 2015 ou le 31 décembre 2015.

L’Administration TVA a cependant annoncé qu’elle ne sanctionnerait la non application du régime qu’à partir du 1er jan­vier 2016.

  1. Conclusion

Le tableau ci-dessous récapitule le traitement applicable aux services de restauration dans les différentes situations décrites.  Pour rappel, le régime ne s’applique pas aux services de restaurant qui tombent sous une exemption de l’article 44 du Code de la TVA.

CA < 10% services restauration CA > 10% services restauration Remarques
Restaurants Souches TVA Tickets SCE Même la petite restauration
Traiteurs Souches TVA Tickets SCE Régime dérogatoire pour les obligations de reporting et de délivrance du ticket SCE
Hôtels Activités hôtelières (note globale) × ×
Autres activités Souches TVA Tickets SCE
Exploitants soumis au forfait Souches TVA Tickets SCE Régime de taxation forfaitaire encore applicable en 2015
assujettis franchisés Souches TVA Tickets SCE sauf si max 5 jours/an Sortie du régime de la franchise si ticket SCE obligatoire
Cantines d’entreprise Relation entreprise-personnel × × Conditions à respecter (accès, horaires, etc.)
Relation sous-traitant – entreprise/personnel Souches TVA Tickets SCE Le ticket SCE peut être confectionné de manière quotidienne et n’être délivré que de manière périodique mais doit reprendre la totalité du prix des repas fournis
Organisateurs de séminaires Note globale (séminaire + repas) × × Pas de taux de TVA réduit à 12%. Pas de droit à déduction de la TVA encourue sur les frais de repas en amont
Note ventilée Souches TVA Tickets SCE (sauf tolérance sous-traitants)

Si vous êtes arrivés au bout de cet article c’est que vous êtes vraiment intéressé par le sujet.  Vous êtes donc soit l’un de mes confrères, soit un exploitant potentiellement visé par la législation SCE.  Dans ce dernier cas je ne peux que vous recommander de prendre les mesures nécessaires en vue de votre enregistrement SCE s’il s’avère que vous y êtes tenu.  En effet, en TVA les sanctions imposées en cas de non-respect des obligations sont coûteuses.

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